Règles fondamentales pour le trafic e-mail

Suite à certaines expériences je me suis mis à la recherche dans l’Internet avec comme but de trouver des règles pour le trafic de courriels. J’ai découvert un immense nombre de résultats. Sur cette base j’en ai fait le petit extrait suivant.

Utilisez un „Concerne“ expressif et explicite

Veuillez écrire dans le « concerne » le sujet du courriel - bref mais précis.
Evitez l’accumulation des RE: ou AW : (réponse) et WG : ou TR : (transmettre), mais actualisez le contenu du „concerne“.

Destinataires – juste le strict nécessaire

Zone-Adresse A: Evitez ce mal très répandu des envois distribués „en gros“ et à la foule. N’adressez dans cette zone que les destinataires vraiment nécessaires.

Zone-Adresse CC: Réfléchissez toujours d’abord qui a vraiment besoin d’une copie de ce courriel. Oubliez à tout prix cette mentalité d’assurance en y mettant tout le monde qui au sens le plus lointain pourrait être éventuellement intéressé au sujet. Un destinataire CC considérera ce courriel tout juste comme une information insignifiante et qui ne demande assurément aucune réaction de sa part. Et de ce fait il pourra l’effacer après lecture.

Zone-Adresse BCC: En principe cette zone n’est pas à utiliser, donc tabou. Une exception est malgré tout presque devenu une habitude. Elle concerne l’envoi de courriels de masse (p. ex. les Newsletter). Dans ces cas l’expéditeur mettra sa propre adresse dans la zone-adresse A et toutes les adresses des destinataires dans cette zone BCC. Ceci a en plus le grand avantage d’éviter de rendre publique toutes les adresses-mail des destinataires.

„Répondre à tous“

N’utilisez le bouton "Réponse à tous" qu’avec grande prudence. Que dans de rares cas il est souhaité d’envoyer une réponse personnelle à plusieurs personnes. Même si l’expéditeur d’un courriel a envoyé sa demande à plusieurs personnes, celles-ci ne devraient répondre qu’à lui personnellement.

„Transmettre“ avec précaution

Un courriel individuel est à traiter aussi confidentiellement qu’une lettre personnelle. Il s’agit de respecter le secret (postal) de l’expéditeur. Le courriel ne devra-t-être transmis à tierce personne qu’avec son assentiment.
Si un courriel est adressé directement à une personne (reconnaissable à l’adresse-mail personnelle ou si le destinataire est personnellement adressé dans le contenu), vous devez partir de l’idée que l’expéditeur ne veut écrire qu’à cette personne bien précise. Demandez donc le consentement de l’expéditeur si vous désirez transmettre son courriel à d’autres personnes.
Dans plusieurs pays il est défendu de transmettre des courriels sans autorisation préalable.

N’envoyez pas de lettres en chaîne

Très souvent on découvre dans nos boîtes-aux-lettres des mises-en-garde de virus, les dernières possibilités de s’enrichir ou trucs pareils. S’il-vous-plaît, ne transmettez surtout pas des courriels pareils et évitez également d’y répondre. Les expéditeurs de ce type de courriel ne sont intéressés qu’à votre adresse-mail. En réagissant à ces courriels, vous confirmez à l’expéditeur l’existence de votre adresse et il pourra donc la vendre à d’autres.

On n’envoie pas de lettre en chaîne par courriel. Des lettres en chaîne concernant des systèmes pyramidaux sont également interdites dans l’Internet.

Vous ne pouvez envoyer des blagues et des lettres en chaîne que si vous êtes absolument certain que le destinataire adore des choses pareilles. En cas de doute renoncez à ce type de harcèlement – de toute façon ce n’est que très rarement qu’un blague vraiment bonne soit inédite !